Freelancer, declareer tijdig!

Elke maand worden de contentmanagers van BDUmedia, bij het afhandelen van de facturen van freelancers, geconfronteerd met rekeningen die geen betrekking hebben op de afgelopen maand, maar op perioden (lang) daarvoor. Dat maakt het lastig de taken op het gebied van budgetbewaking goed uit te voeren.

Bij het vaststellen van de jaarbegroting wordt per titel een weekbudget gereserveerd. Daarbij wordt rekening gehouden met de tijd van het jaar, de lengte van het sportseizoen, de vergadercyclus van de politiek en meer. Met andere woorden; we proberen bij de start van het jaar zo nauwkeurig mogelijk in beeld te hebben wat elke editie moet kosten en welke budgetten daarbij beschikbaar worden gesteld.

Nagekomen facturen vervuilen dat beeld. In het ergste geval gaat het om facturen die betrekking hebben op een reeds afgesloten boekjaar. Die gaan meteen ten koste van het lopende budget. Maar ook facturen voor eerdere maanden maken het extra moeilijk de budgetten goed te bewaken.

Daarom nogmaals de spelregels voor goed declaratiegedrag.

• Dien een declaratie over het werk in een afgesloten maand uiterlijk de 3e van de nieuwe maand in.
• Spaar geen declaraties op, ook al gaat het om relatief onbeduidende bedragen.
• Overleg in geval van ziekte of vakantie, omstandigheden die het moeilijk maken tijdig te declareren, altijd vooraf met de contentmanager.
• Gebruik het digitale declaratieformulier van BDU om je declaraties in te dienen. Zegt je dat niets? Vraag er dan naar bij de contentmanager. Heb je technische problemen met Formdesk? Overleg ook dan met het contentmanagement.