Freelancers duiken in wereld van (digitaal) archief
Vier verslaggeefsters van BDUmedia en Achterhoek Nieuws BV hebben vorige week het Gelders Archief in Arnhem bezocht voor een workshop over online onderzoeksmogelijkheden.
Tijdens het inleidende praatje van directeur Fred van Kan klapperden Neeltje van Triest, Iris Jansen, Pauline Redlich en Joke Burink al met hun oren toen hij vertelde dat het Gelders Archief werkt aan het digitaliseren van 30 kilometer (papieren) archief. Het Archief verleent zijn diensten enerzijds met het digitaal presenteren en anderzijds met het goed opslaan, duurzaam behouden en bereikbaar laten blijven van informatie. Dat betekent dat ook de benodigde, vaak verouderde software en applicaties behouden moeten blijven.
Communicatieadviseur Elio Pelzers vertelde dat in de afgelopen jaren de 30 kilometer archief geïnventariseerd is en dat de voor stamboomonderzoek belangrijke archieven (Burgerlijke Stand, doop-, trouw- en begraafboeken) gedigitaliseerd zijn, evenals een aantal kleine, voor een breed publiek interessante, archieven.
Een archief bestaat uit enkele dossiers, die op hun beurt bestaan uit bij elkaar horende foto’s en documenten. Ieder dossier krijgt een uniek nummer en omschrijving hetgeen de onderzoeker toegang verschaft tot de informatie. In de komende jaren wordt zoveel mogelijk van het archief gedigitaliseerd.
De volgorde van digitalisering hangt af van de interesse van het publiek. Dit wordt in de loop van volgend jaar de procedure: de onderzoeker stuurt per e-mail een verzoek tot scannen van één of meer documenten. Het Gelders Archief digitaliseert de gevraagde stukken en presenteert ze online. Hierdoor zijn de stukken voor de volgende aanvrager ook online beschikbaar. Een bezoek aan het Gelders Archief is dan niet meer nodig. Op termijn zal de studiezaal verdwijnen omdat dan (vrijwel) alles online beschikbaar is.
In 1802 is het archief in Gelderland opgericht om provinciale informatie te bewaren. Diverse samenvoegingen later herbergt het Gelders Archief een schat aan informatie van onder andere de provincie, de gemeenten in de regio Arnhem, kerken, rechtbanken, Rijkswaterstaat, Staatsbosbeheer, ministeries, notarissen, bedrijven, verenigingen, families en particulieren. Ruim 99 procent hiervan is openbaar (ouder dan 75 jaar) en vrij toegankelijk.
Steeds meer archieven worden openbaar gemaakt en op internet gezet, maar de informatie is vaak niet onderling gekoppeld en zodoende niet gemakkelijk te vinden. Het Gelders Archief accepteert een aangeboden archief alleen als de gever akkoord gaat met het openbaar en toegankelijk maken voor het publiek.
Op de website van het Gelders Archief vinden onderzoekers onder het kopje ‘Kabinet van de burgemeester’ vroegere vertrouwelijke stukken. Deze mogen niet vrij gepubliceerd worden in verband met de privacy van nog levende betrokkenen of nabestaanden. Om dezelfde reden blijft een testament (memorie van successie) 100 jaar gesloten. Testamenten zijn te vinden in het testamentenregister.
Niet-openbare stukken kunnen, op aanvraag, alleen worden ingezien in de studiezaal van het Gelders Archief. Voor passages, geschreven door de onderzoeker, die informatie bevatten uit deze vertrouwelijke stukken, is goedkeuring en toestemming voor publicatie nodig. Zodoende moeten ze vooraf worden ingezien door het Gelders Archief.
Veruit de meeste foto’s in het Gelders Archief zijn vrij van rechten, echter de journalist is zelf verantwoordelijk voor het gebruik ervan. Eigenaren of hun nabestaanden kunnen vergoeding voor publicatie eisen.
De wet ‘Hergebruik’ vertegenwoordigt het Europese beleid, ook wel ‘open data beleid’ genoemd en bepaalt dat de informatie gratis of tegen zeer geringe vergoeding beschikbaar moet zijn voor het publiek. Het Gelders Archief gaat binnen afzienbare tijd volgens deze regels werken.
Al pratend kwam het project ‘Vele handen’ ter sprake, waarop Elio projectmedewerkster Franka Salomons belde en haar vroeg om een toelichting. Zij kwam naar de presentatieruimte en legde uit dat op www.velehanden.nl met behulp van honderden vrijwilligers vele tienduizenden scans worden gearchiveerd, waarna zij toegankelijk zijn voor het publiek. Iedereen die het leuk vindt om hier aan mee te werken kan zich aanmelden via deze website.
In het kader van ‘Geschiedenis is van iedereen’ attendeerde Elio de dames op een aantal websites die helpen bij journalistiek onderzoek:
www.geldersarchief.nl met archieven, beeld en geluid, tweede wereldoorlog, Gelderland in cijfers en familie- en omgevingsgeschiedenis
www.archieven.nl 86 deelnemende organisaties (waaronder het Gelders Archief), meer dan 50.000 archieven en collecties over meer dan 63 miljoen personen en 697.000 krantenpagina’s
www.wiewaswie.nl voor persoonsgegevens van 110 miljoen personen, familiegeschiedenis en stambomen
www.delpher.nl ruim 1 miljoen Nederlandse boeken, kranten en tijdschriften tot 1945
www.ecal.nl website met Archief erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers
http://books.google.nl Miljoenen boeken om in te zien of gratis te lezen
Geplaatst op 11 september 2015
